Herausfordernde Gespräche vorbereiten

Der Coaching-Anlass

Mein Coaching-Kunde (54) ist seit 15 Jahren Abteilungsleiter mit 17 Mitarbeitenden, er bezeichnet sich selbst als „väterlichen Typ“.

Nun steht er vor der Herausforderung, dass im Unternehmen verschiedene Änderungen geplant sind, die auch für einige seiner Mitarbeitenden Verschlechterungen mit sich bringen (Versetzungen, niedrigere Job-Bewertung, evtl. sogar Entlassung etc.).

Von ihm wird erwartet, dass er die Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitenden führt, obwohl diese Entscheidung an anderer Stelle getroffen wurde.

Mit Hilfe des Coachings möchte er sich auf die Gespräche vorbereiten. Es ist ihm wichtig, die Gespräche mit der gebotenen Klarheit, aber auch Wertschätzung zu führen. Er betont auch, dass er sich nicht „an denen da oben“ abputzen will (wie manche seiner Kolleg:innen).

Eine gute Idee, denn ein gut vorbereitetes Gespräch verläuft zielstrebiger, beansprucht weniger Zeit und führt seltener zu problematischen Gesprächssituationen.

Aspekte der Gesprächsvorbereitung

Wir unterscheiden ganz allgemein

• inhaltliche,
• organisatorisch/zeitliche und
• mentale Aspekte.

Wir gehen die einzelnen Aspekte der Vorbereitung durch und ich bitte ihn, sich bis zu unserem nächsten Treffen anhand der Fragen vorzubereiten. Mit kurzen Praxissimulationen können wir in weiterer Folge sicherstellen, dass er auch die nötige Sicherheit erlangt für die zu führenden Gespräche.

Inhaltliche Aspekte

• Was ist der Anlass für dieses Gespräch?
• Welches Ziel verfolgen Sie?
• Was wäre für Sie ein Normalziel, ein Idealziel und ein Mindestziel?
• Wie können die angestrebten Ziele erreicht werden?
• Welche Argumente wird Ihr Gesprächspartner vermutlich bringen?
• Welche Ziele wird er verfolgen?
• Welche Fakten werden eine Rolle spielen?
• Wie würden Sie an seiner Stelle strategisch vorgehen?
• Wie stellt sich die Situation aus seiner Sicht dar?
• Was könnten Sie Ihrem Gesprächspartner anbieten?
• Welche Fakten, Unterlagen und „Beweise“ benötigen Sie?

Organisatorisch/zeitliche Aspekte

• Legen Sie einen realistischen Zeitraum für das Gespräch fest (inkl. Pufferzeit).
• Wählen Sie wenn möglich den Termin entsprechend Ihrer persönlichen Leistungskurve.
• Kümmern Sie sich rechtzeitig um einen geeigneten Raum.
• Gewährleisten Sie Ungestörtheit.

Mentale Aspekte

• Wie soll aus Ihrer Sicht die Beziehungsebene nach dem Gespräch gestaltet sein?
• Stellen Sie sich das Gespräch so vor (möglichst detailgetreu), wie es Im Idealfall verlaufen wird.
• So wie Sie diese Person kennen. Wie wird sie reagieren und wie werden Sie damit umgehen?
• Wenn Sie – bezogen auf diese Person - Angst oder Wut haben, stellen Sie sich Situationen vor, die Sie mit dieser Person in der Vergangenheit hatten, wo die Beziehung positiv oder zumindest neutral war.
• Überprüfen Sie eventuelle „Schubladen“ (z. B. „Mit dem kann man ja sowieso nicht vernünftig reden...“).
• Überprüfen Sie Ihre Grundposition zu dieser Person, ob Sie sich überlegen, gleichwertig oder unterlegen fühlen:

  „Ich bin o.k. - du bist o.k.“

  „Ich bin o.k. - du bist nicht o.k.“

  „Ich bin nicht o.k. - du bist o.k.“

  „Ich bin nicht o.k. - du bist nicht o.k.“

  Und wie könnten Sie in die ok/ok-Position kommen und diese bewahren?

Alleine das Durchgehen der Fragen schafft eine erste Erleichterung für meinen Coaching-kunden. Ich spüre bei ihm gute Energie, diese Gespräche anzugehen!