29 Arbeitstage für E-Mails

Eine Umfrage des Chartred Management Institute (CMI) unter 1.500 Führungskräften kommt zum Schluss, dass nur das Checken von E-Mails pro Jahr 29 Arbeitstage kostet. Kein Wunder, wenn man bedenkt, dass alleine in Deutschland im Jahr 2017 über 732 Milliarden E-Mails (ohne Spams) versendet wurden! Das heute bereits oft als altmodisch geltende Medium E-Mail hat also nach wie vor Steigerungsraten.

Je effektiver Sie daher Ihre E-Mails managen, desto mehr Zeit und Energie können Sie für wertschöpfende Tätigkeiten verwenden.

7 Tipps für Ihr effektives E-Mail-Management:

1. Gesammelt und sofort bearbeiten

   In der Regel können Sie es sich leisten, E-Mails nicht sofort bei Eingang, sondern in mehreren Blöcken am Tag zu sichten (außer Sie arbeiten z. B. im Kundenservice o. ä.). Das heißt aber auch: Nutzen Sie Arbeits- und Erholungspausen nicht dazu, um mal schnell Ihre E-Mails zu checken! Stellen Sie sowohl das akustische als auch das visuelle Eingangssignal ab. Denn selbst wenn Sie nicht darauf reagieren: Ihre Konzentration wird jedes Mal gestört.

   In diesen Blöcken „verarbeiten“ Sie Ihre E-Mails dann sofort: E-Mails, die Sie sofort beantworten können, beantworten Sie – den Rest löschen, ablegen oder weiterleiten.

2. Sortieren

   Legen Sie Ihre E-Mails in Ordnern ab (z. B. mit der Bezeichnung „Zu erledigen“, „Wiedervorlage“, „Kunde A“, „Später lesen“). Einmal pro Woche (z. B. freitags um 13 Uhr) sollten Sie den Ordner „Später lesen“ durchgehen. Wenn Sie nicht dazu kommen, empfiehlt es sich, den Inhalt nach spätestens vier Wochen komplett zu löschen. Wichtig: der Ordner „Posteingang“ sollte nur die unbearbeiteten und auf Erledigung wartenden Mails enthalten!

3. Textbaustein-Bibliothek

   Nutzen Sie für ausgehende Standard-Mails Textbausteine, die Sie in einem Ordner parat haben.

4. Für jedes Thema eine eigene E-Mail

   Schreiben Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail (jeweils mit einem aussagekräftigen Betreff) – auch wenn Sie auf diese Weise vier E-Mails hintereinander an denselben Empfänger senden! Damit stellen Sie sicher, dass der Empfänger auf wirklich alle Themen antwortet.

5. Nutzen Sie die Betreff-Zeile

   Schreiben Sie Ihre Kurznachricht bereits in die Betreff-Zeile, z. B. „Kunde Müller ersucht um Rückruf bis 14.00 Uhr!“
   Senden Sie außerdem keine Nachricht mit: „RE: RE: Fwd: RE“

6. Cc-Funktion vermeiden

   Setzen Sie die Cc-Funktion so wenig wie möglich ein und lassen Sie sich selbst – wenn möglich und sinnvoll – von Cc-Verteilern streichen.

7. Und der wichtigste Tipp:

   Auf die Frage, wie sie den Arbeitsalltag beginnen, antworten die meisten Menschen mit „Kaffee und E-Mails checken.“ Falsch, denn damit öffnen Sie einem der schlimmsten Zeitfresser Tür und Tor! Sinnvoller ist es daher, sich vor dem Checken der E-Mails mit einer A-Aufgabe (wichtig & dringend) oder einer B-Aufgabe (wichtig & weniger dringend) zu befassen, und seien es nur 30 Minuten. Erst dann checken Sie Ihre E-Mails – mit dem guten Gefühl, schon etwas Wichtiges erledigt zu haben!